Manejo de procesador de textos (III)

Una vez que ya sabemos dónde se encuentran todas las funciones del programa es el momento de aprender a crear un nuevo documento.

Cada vez que arrancamos el programa, éste, por defecto, nos creará y mostrará un documento nuevo en blanco en el que podemos empezar a trabajar directamente. No obstante, existe una forma de crear un documento nuevo en cualquier momento, para ello no tenemos más que dirigirnos al botón de inicio de Office y hacer “clic” sobre él, a continuación hacemos “clic” de nuevo sobre la opción “Nuevo”. Se nos abrirá una ventana donde podremos escoger las propiedades iniciales de nuestro documento, si bien las podremos cambiar posteriormente, desde éste momento ya podemos decidir las primeras propiedades de nuestro documento.

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Como vemos, en la parte izquierda nos aparece una lista con todos los documentos predeterminados, las llamadas “plantillas” que Word ® nos ofrece, éstas plantillas son útiles puesto que ya incluyen títulos, partes, formas, colores y propiedades propias del tipo de documento al que se refieren, así, por ejemplo, si vamos a crear una carta, podemos seleccionar la plantilla de una carta y tendremos ya los cuadros de texto para rellenar las distintas partes de una carta: saludo, cuerpo, despedida, dirección, etc. De igual modo podemos escoger las plantillas de otros tipos de documentos como pancartas, faxes, impresos, informes, etc. Además, Office ofrece muchas más plantillas online si tenemos la posibilidad de conectarnos a internet. Si no deseamos escoger ninguna plantilla podemos pinchar sobre “Documento en blanco” y luego “Crear” y obtendremos una hoja en blanco donde podremos escribir y editar a nuestro gusto.

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Mientras vamos creando nuestro documento podemos guardarlo en cualquier momento, bien para no perder los cambios hechos hasta el momento o bien para continuar trabajando sobre él en otro momento. Para ello tendremos que ir de nuevo al botón de inicio de Office y luego hacer “clic” sobre la opción “Guardar”. Se nos abrirá una nueva ventana en la que podremos indicar las propiedades del archivo a guardar: podremos seleccionar tanto la ubicación dentro de nuestro disco duro donde lo queremos guardar (la seleccionaremos navegando por las carpetas que se muestran en ésta nueva ventana) como el nombre que le queremos dar (Escribiendolo en el cuadro de diálogo llamado "Nombre de archivo". También existe la posibilidad de guardar el documento con otro formato, con otro tipo de archivo dependiendo de las necesidades de uso y lectura del mismo (escogeremos el formato con el desplegable "Tipo de archivo"). Una vez indicados estos 3 puntos, haremos “clic” sobre el botón “Guardar” y el archivo se grabará en nuestro ordenador en la ubicación indicada y con el nombre que le dimos.

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Después de guardar por primera vez un documento ya debemos tener en cuenta las diferencias entre las opciones “Guardar” y “Guardar como…”: La primera de ellas volverá a guardar el archivo en la misma ubicación y con el mismo nombre que tenía, eliminando la versión anterior y conservando sólo la actual mientras que la opción “Guardar como…” nos permitirá escoger tanto una nueva ubicación como un nuevo nombre y formato del archivo pudiendo así conservar los 2 archivos, el que habíamos guardado anteriormente y el que estamos guardando ahora.

Una vez que hemos guardado un documento, podremos recuperarlo cuando queramos, para ello debemos hacer “clic” de nuevo en el botón de inicio de Office y posteriormente en “Abrir”. 

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De nuevo se nos abrirá una ventana en la que podremos navegar por las carpetas de Windows hasta llegar a la ubicación del archivo que queremos abrir. Una vez allí seleccionaremos el archivo haciendo “clic” con el ratón sobre él y luego haremos “clic” en el botón  “Abrir”. Como para abrir un archivo debemos llegar a la carpeta donde se encuentra, será importante recordar donde guardamos el archivo para recuperarlo posteriormente.

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