Los archivos en formato .pdf son los más habituales para el intercambio de documentos a través de Internet y correo electrónico, pues por sus caracteristicas aportan múltiples ventajas respecto a los documetnos de texto convencionales que podemos crear con cualquier procesador de textos, como por ejemplo, Microsoft Word 2007 ®, como hemos visto en nuestro blog. Las principales ventajas que aporta este tipo de archivos .pdf son, primero, que ofrecen una muy buena calidad gráfica en para unos tamaños reducidos, lo que facilita mucho el intercambio y almacenamiento de archivos ya que estos ocupan muy poco espacio sin perder calidad visual respecto al archivo original; y segundo, que una vez que se crea el archivo .pdf, éste ya no se puede modificar como si de un archivo de texto se tratase (se podrán llevar a cabo distintas modificaciones si así lo indicamos cuando creamos el archivo original, pero sólo bajo nuestro consentimiento y sólo con los programas adecuados) lo cual evita la posibilidad de que alguien modifique nuestros documetnos sin nuestro consentimiento. Éste segundo punto es a la vez ventaja en la media de que evita modificaciones fraudulentas e inconveniente en la medida de que una vez creado el archivo no podremos modificarlo en caso de que hubiese algun error o quisiesemos añadir algo en una posterior actualización, lo que nos obligaría a crear un nuevo archivo .pdf a partir del archivo de texto original.
Para crear nuestros propios archivos .pdf de una manera rápida y sencilla, necesitaremos instalar en nuestro ordenador un pequeño programa que nos permitirá crearlos desde cualquier programa que tenga la opción de "Imprimir". Podemos descargar ese pequeño programa, llamado PDFCreator haciendo "clic" aquí. Una vez descargado el archivo de instalación debemos ejecutarlo y seguir los pasos de instalación hasta finalizar la misma, lo cual será cuestión de pocos minutos.
Una vez instalado el programa, su manejo es muy sencillo, para crear un archivo .pdf a partir de un archivo que tengamos en nuestro ordenador, bastará con ir al menú de "Imprimir" del programa con el que hagamos creado el archivo, lo más común es que sea un programa de Microsoft Office ® como Microsoft Word ®, Microsoft Excel ® o Microsoft Power Point ® aunque se puede hacer desde cualquier programa que incluya la posibilidad de imprimir documentos con una impresora tradicional; y una vez nos encontremos en la ventana de imprimir debemos cambiar la impresora de nuestra impresora habitual a la opción "PDF Creator", a continuación podremos ajustar diversas propiedades de la impresión, como las hojas que queremos imprimir, el número de copias, la calidad de la impresión, si deseamos que sea en blanco y negro o en color, etc.
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Una vez seleccionadas todas las opciones haremos "clic" en "Aceptar". Se nos abrirá una ventana propia del programa donde podremos especificar el autor y la fecha de creación del documento así como otras propiedades del mismo.
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Una vez completados todos los datos que queramos, haremos "clic" en "Guardar" y se nos abrirá una nueva ventana, un explorador de Windows en este caso, que nos permitirá seleccionar la ubicación donde queremos guardar nuestro documento .pdf así como el nombre que queremos darle al mismo.
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Después de hacer "clic" en el botón "Guardar" el programa creará nuestro archivo .pdf en la ubicación que le hemos indicado.