Manejo de hoja de cálculo (III)

Una de las ventajas de los programas de Microsoft Office ® en su versión 2007 es que todos tienen un aspecto parecido, lo que hace que la forma de trabajar con todos ellos sea muy parecida. Así, las instrucciones que comentábamos para crear un archivo nuevo, guardarlo y abrirlo con el programa Microsoft Word 2007 ® son totalmente aplicables a Microsoft Excel 2007 ® (con la salvedad de que en Excel, no existen las plantillas que habíamos mostrado en Word) ya que tanto el botón de Inicio de Office como la ubicación de los comandos son iguales.

A continuación vamos a tratar, la que quizás sea la función más importante que nos ofrece Microsoft Excel ® respecto a otros programas: el trabajo con fórmulas. Y es que, ¿qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos?

INSERTAR FÓRMULAS Y FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es: 

nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumento"n") 

Siguen las siguientes reglas: 

- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo "=". 

- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se pueden dejar espacios antes o después de cada paréntesis. 

- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 

- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. 

Como ejemplo, tomaremos la función SUMA(), la más básica de las funciones que nos ofrece Excel, la cual devuelve como resultado la suma de sus argumentos. Si queremos hacer la siguiente operación:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

Podemos optar por hacerlo mediante esa fórmula o bien con la función SUMA() de la siguiente manera: (El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8)

=SUMA(A1:C8)

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. 

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. 

=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) 

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Dada la dificultad de recordarlas todas, existe un asistente de fórmulas dónde se especifican todas las fórmulas disponibles así como los datos que requieren para funcionar correctamente. Para introducir una fórmula con la ayuda del asistente debemos:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

1) Hacer clic en la pestaña “Fórmulas”.

2) Elegir la opción “Insertar función”.

(click para ampliar)

O bien, hacer clic sobre el botón "Insertar fórmula" de la barra de fórmulas. 

Aparecerá el cuadro de diálogo “Insertar función”:

En éste cuadro de texto podremos buscar entre todas las funciones que reconoce Microsoft Word la que queramos usar y nos permitirá conocer los datos que necesita dicha función y el orden y la forma en la que se los tenemos que proporcionar. Una vez encontrada la función que vamos a usar, debemos seleccionarla y hacer “clic” sobre aceptar,aparecerá una nueva ventana que nos permitirá completar todos los argumentos que necesita la función (el cuadro variará dependiendo de qué función estemos usando)

Excel también permite que una función o una expresión se conviertan en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3