Manejo de hoja de cálculo (IV)

Un "gráfico" es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. 

Vamos a ver en ésta entrada, cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:

• Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

• Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

Es recomendable que, antes de crear el gráfico, tengamos seleccionado el rango de celdas que queremos que participen en el gráfico ya que, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita y tendremos que añadir los datos a posteriori. Éstos es sólo una recomendación cuando trabajamos con gráficos simples, ya que para determinados tipos de gráficos no es posible saber  y/o seleccionar todos los datos que se necesitan.

Para insertar un gráfico utilizaremos la sección “Gráficos” que se encuentra en la pestaña “Insertar”. 

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Existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición, cada uno con propiedades y utilidades específicas. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles y allí seleccionar el que queramos.

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Hacer “clic” en uno de los gráficos equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección “Gráficos”.

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Aquí podremos ver todos los gráficos disponibles, bastará con seleccionar uno y pulsa "Aceptar" para empezar a crearlo.

Si hemos seleccionado previamente un rango de celdas el gráfico se creará inmediatamente y será insertado en la hoja de cálculo con las características predeterminadas del gráfico escogido. Si no teníamos seleccionadas las celdas, deberemos completar los datos que nos pida el programa.

Para ello debemos seleccionar el gráfico y luego hacer “clic” sobre el botón “Seleccionar datos” que se encuentra en la sección “Datos” de la pestaña “Diseño” (La pestaña “Diseño" se mostrará sólo cuando tengamos un elemento seleccionado, en éste caso, el gráfico con que el que queremos trabajar). 

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Al hacer “clic” en el botón “Seleccionar datos” se nos abrirá la siguiente ventana "Seleccionar origen de datos", donde podremos introducir los datos del gráfico:

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En ella tenemos un campo llamado “Rango de datos del gráfico” donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para crearlo, para seleccioanrlas basta con hacer “clic” sobre el botón que se encuentra a la derecha del cuadro de texto y seguidamente seleccionar con el ratón todas las celdas en nuestra hoja de cálculo haciendo “clic” sobre la primera celda y arrastrando el ratón, sin soltar el botón izquierdo del mismo, hasta situarnos sobre la última celda que queramos añadir, momento en el que soltaremos el botón izquierdo del ratón y el programa volverá a la ventana anterior rellenando automáticamente en el cuadro de texto el rango de celdas que seleccionamos.

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al eje vertical (series). Debemos tener en cuenta que hay gráficos que necesitan más de dos series para poder crearse (por ejemplo los gráficos de superficie), otros, en cambio se bastan con uno sólo. Con los botones “editar” correspondientes a esos 2 campos (“categorías” y “series”) podremos especificarle al programa qué parte de nuestro rango de datos son “series” y qué parte “categorías”. Finalmente, una vez seleccionados todos los datos haremos “clic” sobre el botón “Aceptar” y se creará el gráfico.