Manejo de procesador de textos (II)

En la entrada anterior habíamos comentado todas las partes que encontrábamos en la pantalla al abrir Microsoft Word ®, una vez que las conocemos todas vamos a centrarnos en las 2 más importantes, aquellas donde iremos a buscar las opciones que usaremos mas habitualmente al trabajar con el programa: el Botón de inicio de Office y las pestañas de opciones.

BOTÓN DE INICIO DE OFFICE

Si ya conocías el procesador de textos Word en sus versiones anteriores, verás que éste botón será el equivalente al menú "Archivo" ya que en él encontraremos las mismas opciones que nos ofrecía ese menú; de cualquier forma, hayas trabajado o no con Microsoft Word ® anteriormente o no, podemos decir que en este botón encontraremos reunidas todas las opciones posibles en lo que a nuestro archivo se refiere, desde aquí podremos crear archivos nuevos, guardarlos, imprimirlos, etc.

Para utilizar el botón de inicio de Office, no tenemos más que hacer "clic" sobre él y se desplegarán todas las opciones que nos ofrece; podemos distinguir en el desplegable 2 zonas: la parte izquierda donde se muestran los apartados más generales y la parte derecha, la cual irá cambiando según en que opción de la parte izquierda nos encontremos, y en la cual se nos mostraran distintos matices o variables de la opción correspondiente.

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A continuación explicaremos brevemente las funciones que encontraremos en cada apartado de la parte izquierda así como para que sirve cada una de ellas:

• Nuevo: desde aquí podremos crear un nuevo documento, con tan solo hacer un "clic". Cada vez que cliquemos se abrirá un documento nuevo.

• Abrir (atajo de teclado >> Ctrl + A): nos permitirá abrir un documento existente, que ya se encuentra guardado en una carpeta de nuestro ordenador.

• Guardar (atajo de teclado >> Ctrl + G): nos permitirá guardar el documento tal y como está en ese momento. No lo debemos confundir con "Guardar como...", ésta opción “Guardar” guarda el documento tal como está en la ubicación en la que se encontraba guardado anteriormente y con el mismo formato que tenía.

• Guardar como (atajo de teclado >> F12): nos permite guardar nuestro documento en una ubicación que le indicamos y con el formato que queramos. A su vez, si nos colocamos sobre este apartado, en la parte derecha del desplegable nos aparecen las ociones más comunes para guardar documentos:

                   + Documento de Word
                   + Plantilla de Word
                   + Documento de Word (versiones anteriores)
                   + Buscar complementos...
                   + Otros formatos.

• Imprimir (atajo de teclado >> Ctrl + P): con las opciones que necesitaremos para realizar esta tarea de impresión de nuestro documento. Dispone además de estas opciones:

                    + Impresión
                    + Impresión rápida
                    + Vista preliminar

• Preparar: que agrupa las opciones para preparar nuestro documento para ser distribuido. Tiene estas opciones:
            + Propiedades
            + Inspeccionar documento
            + Cifrar documento
            + Agregar firma digital
            + Marcar como final
            + Ejecutar el comprobador de compatibilidad

• Enviar: nos va a permitir enviar una copia de nuestro documento a otras personas. Sus subapartados son:
            + Correo electrónico
            + Fax de Internet

• Publicar: son opciones para publicar nuestro documento en la red y que sea visto por otras personas. Sus apartados son:
            + Blog
            + Servidor de administración documental
            + Crear área de trabajo de documento

•  Cerrar: haciendo clic aquí cerramos nuestro documento. 

PESTAÑAS DE OPCIONES

Cómo decíamos, en Microsoft Word 2007 ®, las opciones de edición se agrupan en 7 pestañas distintas, donde cada una de ella reúne todas las opciones disponibles referentes al mismo campo. Las 7 pestañas son:

• Inicio: la primera pestaña, y la que aparece por defecto, ya que es la que utilizaremos más habitualmente. Desde ella podremos acceder a las opciones que nos permitirán dar el formato a nuestro texto: aquí encontraremos las opciones de  “fuentes de letra”, “color” y “tamaño” de las mismas, “Copiar”-“Cortar”-“Pegar”, “Copiar formato” además de las que nos servirán para dar forma a los párrafos, etc.

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• Insertar: comprende todas las funciones referentes a insertar otros tipos de datos que no sean texto, así, aquí encontraremos las opciones para insertar páginas, tablas, imágenes, gráficos, hipervínculos, marcadores, cuadros de texto, símbolos, etc. Además, desde aquí podremos insertar una portada a nuestro documento o editar los encabezados y pies de página (numeración inclusive) del mismo.

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• Diseño de página: aquí encontramos las opciones relativas al tamaño y forma de la página donde escribimos nuestro documento, podremos escoger sus dimensiones, su orientación, los márgenes entre los cuales irá el texto, el color de la misma, si deseamos tener bordes alrededor del texto o incluso establecer marcas de agua para todas las páginas del documento. En ésta pestaña disponemos de “temas” predeterminados por Word ®, que son documentos que ya incluyen formatos de letra, colores y propiedades determinados, los cuales podemos adoptar para nuestro documento, ahorrándonos el tiempo de definir todas esas propiedades.

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• Referencias: en ésta cuarta pestaña encontraremos las opciones que nos permitirán organizar las partes de nuestro documento, desde aquí podremos establecer los diferentes capítulos y apartados del mismo, lo cual nos permitirá tanto hacer índices de contenido de forma automática como movernos con mayor facilidad por el documento, ya que podremos ir directamente a otras páginas del mismo.

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• Correspondencia: aquí se agrupan todas las funciones que necesitaremos si lo que estamos escribiendo es una carta, así podremos escribir la misma carta para distintos destinatarios y/o con distintas partes de manera más sencilla, además podremos incluso escribir los sobres desde aquí.

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• Revisar: desde ésta pestaña tendremos acceso a las funciones de revisión corrección ortográfica que tiene el programa. Además, también podremos hacer un seguimiento de los cambios y las modificaciones llevadas a cabo en el documento durante su creación y crear una protección del mismo para evitar cambios no deseados.

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• Vista: en ésta séptima y última pestaña se agrupan las opciones relativas a la forma en la que vemos el documento que estamos creando. Podemos disponer de cuadriculas o guías que nos ayuden a su confección así como hacer vistas previas del resultado final del documento.

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