Manejo de hoja de cálculo (II)

Lo primero que aprenderemos a hacer con Microsoft Excel 2007 será a desplazarnos por las celdas y a introducir datos en ellas y a modificar posteriormente estos datos.

DESPLAZARSE POR LAS CELDAS

En una hoja de cálculo podemos tener un gran número de filas y columnas, pero solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Por tanto necesitaremos movernos por ellas para poder trabajar con todas ellas. Existen 3 formas básicas de cambiar de celda, la primera, y más utilizada es hacer “clic” con el ratón en la celda en la que nos queramos situar, la segunda es a través de las teclas de dirección de teclado, para ello existen los siguientes comandos: 

MOVIMIENTO	TECLADO
Celda Abajo	FLECHA ABAJO
Celda Arriba	FLECHA ARRIBA
Celda Derecha	FLECHA DERECHA
Celda Izquierda	FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo	AVPAG
Pantalla Arriba	REPAG
Celda A1	CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa	FIN  +   FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa	FIN   +  FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa	FIN    + FLECHA IZQUIERDA o  INICIO
Última celda de la fila activa	FIN    + FLECHA DERECHA

La tercera y última forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas.

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla "Intro". 

 

TIPOS DE DATOS

          En una hoja de cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son: 

• VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

• FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo "=".

INTRODUCIR DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

1 ) Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir, lo que tecleemos aparecerá en dos lugares: en la celda activa y en la “Barra de fórmulas”.

2) Para terminar de introducir el valor en la celda podemos utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

• Intro: Al pulsar la tecla “Intro” se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

• Teclas de movimiento Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

• Botón de aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Botón de aceptación

Para cancelar los cambios hechos en una celda y restituir los daros que había en dicha celda antes de modificarla basta con pulsar la tecla “Esc” del teclado o hacer clic sobre el botón "Cancelar" de la barra de fórmulas. 

Botón de cancelación

MODIFICAR DATOS

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción. 

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se podemos modificar utilizando la tecla “Retroceso” del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. 

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo “clic” en la parte del dato a modificar.  Sabremos cuando podemos modificar los datos de una celda porque la “Barra de Estado” cambiará de “Listo” a “Modificar”. 

Después de teclear la modificación podremos usar cualquiera de los 3 métodos explicados anteriormente en esta misma entrada para validar los datos escritos. De igual manera también se puede pulsar la tecla “Esc” para salir de la celda sin guardar los cambios efectuados y restituyendo los valores que había antes de la modificación.

TIPOS DE ERRORES

 

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Existen varios tipos de errores al introducir fórmulas en Excel, los más habituales son:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.  

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.